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Elektronische Rechnungen werden ab 2025 Pflicht im B2B-Bereich: Was Unternehmen wissen müssen

von admin
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Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) elektronische Rechnungen auszustellen.

Grundlage dieser Regelung ist das Wachstumschancengesetz. Hier erfahren Sie, welche Änderungen das mit sich bringt, welche Ausnahmen gelten und wie Unternehmen sich darauf vorbereiten sollten.

Bisherige Regelungen:

Aktuell haben Unternehmen oft noch die Wahl, Rechnungen in Papierform, als PDF oder als XRechnung zu versenden.

Nur im Kontakt mit öffentlichen Auftraggebern sind elektronische Rechnungen Pflicht. Ab 2025 ändert sich dies grundlegend für B2B-Rechnungen.

Was ändert sich ab 2025?

Verpflichtung zur E-Rechnung: Ab 1. Januar 2025 müssen Rechnungen zwischen Unternehmen zwingend in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Formate wie ZuGFeRD und XRechnung erfüllen diese Anforderungen, während einfache PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen nicht mehr zulässig sind.

Definition einer E-Rechnung: Eine elektronische Rechnung muss maschinenlesbar sein, den Anforderungen der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

  • Steuerfreie Leistungen (§ 4 Nummer 8–29 UStG): Diese sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
  • Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis zu 250 Euro können weiterhin in Papierform oder als PDF erstellt werden.
  • Kleinunternehmer: Sie müssen keine E-Rechnungen versenden, sondern lediglich in der Lage sein, solche zu empfangen.

Übergangsfristen bis 2028

  • 2025–2026: Rechnungen dürfen noch in Papierform oder als PDF verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
  • 2027: Diese Regelung gilt weiterhin, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers unter 800.000 Euro liegt.
  • Ab 2028: Elektronische Rechnungen sind für alle Unternehmen verpflichtend.

Vorteile der elektronischen Rechnungen

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, darunter:

  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse und schnellere Bezahlung.
  • Kosteneinsparungen: Keine Papier- oder Portokosten.
  • Fehlerreduktion: Weniger manuelle Eingriffe senken die Fehleranfälligkeit.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

  • Rechnungsprozesse prüfen: Bestehende Softwarelösungen auf E-Rechnungsfähigkeit untersuchen.
  • Anpassungen vornehmen: Gegebenenfalls neue Tools einführen, die E-Rechnungen erstellen und versenden können.
  • Archivierung sicherstellen: Elektronische Rechnungen müssen ordnungsgemäß archiviert werden.
  • Fristen beachten: Bereits ab 1. Januar 2025 muss der Empfang von E-Rechnungen möglich sein.

Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um sich frühzeitig auf die neue Regelung vorzubereiten. Eine reibungslose Rechnungsstellung ist entscheidend für den Geschäftserfolg und die Sicherung der Liquidität.

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Nicole Meyer , mbits

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