Elektronische Rechnungen werden ab 2025 Pflicht im B2B-Bereich: Was Unternehmen wissen müssen ** Update 2026

Wer schreibt hier?

Mein Name ist Nicole Meyer, ich begleite bei mbits kleine und mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg in die digitale Buchhaltung. Ziel ist es, gesetzliche Vorgaben sicher zu erfüllen und gleichzeitig Abläufe so zu vereinfachen, dass Sie Zeit, Nerven und Kosten sparen.

Was ändert sich rund um die E‑Rechnung?

Seit 2025 ist im B2B‑Bereich in Deutschland ein klarer Trend hin zur verpflichtenden elektronischen Rechnung erkennbar. Dabei geht es nicht um einfache PDF‑Rechnungen, sondern um strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die von Ihrer Software automatisch gelesen und verarbeitet werden können.

Übergangszeit 2025–2028: Warum 2026 entscheidend ist

Zwischen 2025 und 2028 gelten Übergangsfristen, in denen Papier und PDF in bestimmten Fällen noch erlaubt sind, aber nach und nach an Bedeutung verlieren. 2026 ist daher das ideale Jahr, um die eigenen Prozesse gezielt umzustellen, bevor ab 2027 und 2028 die Regeln deutlich strenger werden.

Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?

• Eingehende Rechnungen werden immer häufiger als E‑Rechnung kommen und müssen technisch verarbeitet werden können.
• Selbst erstellte Rechnungen sollten schrittweise auf echte E‑Rechnungsformate umgestellt werden, um Fristen und gesetzliche Vorgaben sicher einzuhalten.
• Manuelle Ablage, Ausdrucke und unsichere E‑Mail‑Postfächer geraten schnell an ihre Grenzen und sind fehleranfällig.

Unsere Lösung: Lexware Office bei mbits

Mit Lexware Office erhalten Sie eine professionelle, leicht bedienbare Software, mit der Sie E‑Rechnungen erstellen, versenden und verwalten können. Die Lösung ist speziell für kleine und mittlere Unternehmen ausgelegt und verbindet Angebots‑, Auftrags‑ und Rechnungswesen mit moderner E‑Rechnungsfunktion – ohne komplizierte Fachsprache.

Stärken von Lexware Office

Bereich	Ihr Vorteil mit Lexware Office
E‑Rechnungen	Erstellung und Versand in gesetzeskonformen Formaten.
Buchhaltung & Vorgänge	Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen in einem System.
Effizienz	Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, schnellere Abläufe.

E‑Mail‑Hosting: Sichere Grundlage für Rechnungsversand

Viele E‑Rechnungen laufen über E‑Mail – darum ist ein stabiles, sicheres E‑Mail‑System unverzichtbar. mbits bietet professionelles E‑Mail‑Hosting, bei dem technische Einrichtung, Sicherheit und regelmäßige Wartung übernommen werden, damit Ihre Kommunikation zuverlässig läuft.

E‑Mail‑Archivierung: Rechtssicher und revisionskonform

Geschäftliche E‑Mails mit Rechnungen und steuerrelevanten Dokumenten müssen über mehrere Jahre gesetzeskonform aufbewahrt werden. Mit der E‑Mail‑Archivierungslösung von mbits werden Ihre Nachrichten automatisch, vollständig und manipulationssicher archiviert – revisionssicher und jederzeit auffindbar.

Warum jetzt handeln?

Wer 2026 seine Prozesse modernisiert, geht entspannt in die Jahre 2027 und 2028, in denen die Anforderungen weiter ansteigen. Gleichzeitig nutzen Sie die Chance, Abläufe zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und Ihre Buchhaltung effizienter aufzustellen.

So unterstützt mbits Sie Schritt für Schritt

• Analyse Ihrer aktuellen Rechnungs‑ und E‑Mail‑Prozesse.
• Auswahl und Einrichtung von Lexware Office passend zu Ihrem Unternehmen.
• Einrichtung von E‑Mail‑Hosting und E‑Mail‑Archivierung, inklusive technischer Umsetzung und Einweisung Ihres Teams.

Ihr nächster Schritt

Wenn Sie sich fragen, ob Ihre aktuelle Lösung für die E‑Rechnungs‑Pflichten ab 2026 ausreichend ist, lohnt sich ein kurzer Austausch. mbits zeigt Ihnen gerne, wie Lexware Office, professionelles E‑Mail‑Hosting und eine rechtssichere E‑Mail‑Archivierung zusammenspielen – damit Sie gesetzeskonform arbeiten und gleichzeitig Ihre Verwaltung spürbar entlasten.zubereiten. Eine reibungslose Rechnungsstellung ist entscheidend für den Geschäftserfolg und die Sicherung der Liquidität.